No emitas ni canceles a ciegas. Verifica RFC, folio, monto y estatus del CFDI, elige el motivo oficial y, si lo sustituyes, captura el folio nuevo. Guarda la solicitud y consulta el resultado.
Cancelar una factura no siempre produce efecto inmediato. Algunos CFDI pueden cancelarse sin aceptación; otros generan una solicitud para el receptor. Además, una factura con errores que será sustituida requiere relacionar el nuevo folio de acuerdo con el motivo elegido.
Identificar el comprobante exacto
Entra al servicio desde el portal del SAT con las credenciales que correspondan. Busca el UUID y confirma emisor, receptor, fecha, monto y estado. No decidas solo por el nombre del archivo PDF: el folio fiscal del XML es la referencia.
Define por qué se cancela. Si la operación sí existió pero el CFDI contiene errores y ya hay sustituto, prepara el folio fiscal del nuevo comprobante. Si la operación no se realizó o corresponde otro supuesto, selecciona el motivo que realmente describa el caso. No encadenes cancelaciones y refacturaciones para ocultar una operación.
Enviar y conservar la solicitud
Marca únicamente el CFDI correcto, captura motivo y folio relacionado cuando el sistema lo pida, y firma o confirma la operación. Descarga el acuse con fecha, UUID y estado. El acuse de solicitud no prueba todavía que el CFDI esté cancelado.
Revisar si requiere aceptación
Consulta de nuevo el estado. Si aparece pendiente, el receptor debe revisar la solicitud en el canal fiscal disponible. Evita pedir aceptación mediante enlaces de mensajería que soliciten Contraseña o e.firma. Si el receptor rechaza, aclaren primero documento, motivo y sustituto antes de repetir.
Confirmar el resultado contable
La tarea termina cuando la consulta del SAT muestra el CFDI como cancelado y, si hubo sustitución, el nuevo comprobante está vigente y relacionado correctamente. Entrega XML y acuses al responsable contable. Si el estado no cambia, registra UUID, fecha de solicitud y mensaje exacto para soporte; nunca envíes la llave privada de e.firma ni su contraseña.
Fuentes oficiales
Las pantallas y las políticas cambian. Revisamos estos pasos con las fuentes siguientes y mostramos la fecha de verificación.