Como assinar um documento com a Chave Móvel Digital sem perder o original

A assinatura de documentos é uma função própria da Chave Móvel Digital (CMD), mas não é o mesmo que iniciar sessão num portal. Antes de começar, confirme que a CMD está ativa e que conhece o PIN de assinatura digital. Guarde também uma cópia do documento sem assinatura: o resultado deve ser um novo ficheiro, não a única versão que possuía.

Prepare a versão que vai assinar

Termine primeiro todas as alterações ao documento. Confirme nomes, números, páginas e anexos e, se a assinatura for feita sobre um PDF, abra-o uma vez antes de o enviar para detetar páginas em branco ou um ficheiro protegido.

Dê nomes diferentes aos dois ficheiros, por exemplo declaracao-original.pdf e declaracao-assinada.pdf. Não assine um documento incompleto na expectativa de o editar depois: qualquer alteração posterior pode fazer com que o leitor de PDF apresente a assinatura como inválida.

Assine no serviço oficial

1. Abra o serviço oficial de assinatura do gov.pt ou a app Autenticação Gov, publicada pela Agência para a Modernização Administrativa.
2. Escolha a função de assinatura de documentos e selecione a versão final do ficheiro.
3. Reveja o nome e o número de páginas apresentados antes de avançar.
4. Autorize a assinatura com os elementos pedidos pela CMD. O PIN de assinatura não deve ser enviado a outra pessoa nem introduzido numa página aberta através de uma mensagem inesperada.
5. Aguarde a conclusão e guarde o documento devolvido pelo serviço com um nome novo.

Se o ecrã voltar à seleção de ficheiro sem disponibilizar o resultado, não repita de imediato várias assinaturas. Verifique primeiro a pasta de transferências e a lista de ficheiros recentes para não criar versões indistinguíveis.

Confirme que o PDF ficou realmente assinado

Abra o ficheiro novo num leitor que mostre assinaturas digitais. O resultado esperado é uma assinatura associada ao seu nome e apresentada como válida. Confirme ainda que o número de páginas e o conteúdo coincidem com o original.

Uma imagem da assinatura, um nome escrito no fim da página ou uma captura de ecrã não substituem esta validação. Preserve o PDF assinado tal como foi gerado e, se o entregar num portal, guarde também o comprovativo ou referência dessa entrega.

Se o PIN, o código ou o ficheiro falharem

Pare e trate o erro que aparece, em vez de experimentar códigos ao acaso:

• PIN de assinatura bloqueado ou esquecido: use a recuperação oficial da CMD antes de voltar a assinar.
• Código temporário não recebido: confirme o número associado e resolva a receção do código; não partilhe PIN nem códigos com supostos técnicos.
• Ficheiro recusado: volte à cópia original, confirme o formato e retire palavras-passe apenas se tiver autorização para o fazer.
• Assinatura inválida depois de guardar: compare a data de modificação e o tamanho com o ficheiro descarregado; uma edição posterior pode ter quebrado a validação.

Se o serviço oficial continuar sem concluir, contacte o apoio da Autenticação.gov e indique data e hora, dispositivo, versão da app, nome do serviço e texto exato do erro. Pode guardar uma captura sem PIN, código temporário, número completo de documento ou conteúdo confidencial. Não envie o documento integral se o apoio só precisar do erro técnico.

Perguntas frequentes

Posso alterar o PDF depois de o assinar?

Não é aconselhável. Uma alteração posterior pode invalidar a assinatura. Corrija o original e produza uma nova versão assinada.

Como sei qual é o ficheiro a entregar?

É o ficheiro novo em que o leitor de PDF identifica o signatário e apresenta a assinatura digital como válida. O original sem assinatura deve ficar guardado separadamente.